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International Journal of Innovation and Scientific Research
ISSN: 2351-8014
 
 
Thursday 09 July 2020

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Design and Implementation of an intelligent system for automatic verification of attendance and authorization in an examination room: Case of the University ULPGL


[ Conception et mise en œuvre d’un système intelligent pour la vérification automatique de présence et d’autorisation dans une salle d’examen : Cas de l’université ULPGL ]

Volume 48, Issue 2, May 2020, Pages 58–69

 Design and Implementation of an intelligent system for automatic verification of attendance and authorization in an examination room: Case of the University ULPGL

Patrick Nzanzu Vingi and Claude Takenga

Original language: French

Received 21 November 2019

Copyright © 2020 ISSR Journals. This is an open access article distributed under the Creative Commons Attribution License, which permits unrestricted use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.

Abstract


Attendance control is a standard practice in every educational system. In response to this, methods used to take exam attendance are quite numerous, but emphasis keeps shifting towards automating the process. The University ULPGL (Université Libre des Pays des Grands Lacs) in Goma, Democratic Republic of Congo does apply the traditional manual method for identification and elaboration of attendance lists in exam rooms. This manual process of verifying eligible students and counting copies of participants causes a significant delay. Moreover, in such a system, cheaters may easily take exams for others. To address these issues, an intelligent and efficient system is conceived and developed in this paper. After enrolling all attendees by storing their data along with their unique badge code and/or fingeprint, the designed system automatically takes exam attendance and check for eligibility by applying the RFID and/or fingerprint technologies and searching for a match in the created database. To enhance security, the face image of the registered student for the scanned card or captured fingerprint is displayed in order to enable the supervisor to compare that face with the present student. This process eliminates fraud and saves processing and verification time. 60 students tested the system and the success rate was 100% while reducing the average processing time to 3 and 6 seconds per student instead of 25 seconds in the traditional manual process.

Author Keywords: Fingerprint, RFID, intelligent system, access control, microcontroller, management system.


Abstract: (french)


La vérification de présence est devenue une pratique courante dans tous les systèmes éducatifs. En réponse à cette situation, il existe des nombreuses méthodes de vérification mais l’accent est mis sur l’automatisation du processus. L’Université Libre des Pays des Grands Lacs (ULPGL) à Goma, en République Démocratique du Congo, applique encore la méthode manuelle traditionnelle pour l’identification et l’élaboration des liste de présence dans les salles d’examen. Ce processus manuel de vérification des étudiants éligibles et de comptage du nombre de copies des participants entraîne un retard important. En plus de cela, certaines personnes malhonnêtes peuvent passer des examens à la place des autres. Pour répondre à ces préoccupations, un système intelligent et efficace est conçu et développé dans ce travail. Après avoir inscrit tous les participants en stockant leurs données avec leur code de badge et / ou empreinte digitale uniques, le système enregistre automatiquement les présences à l'examen et vérifie l'éligibilité en appliquant les technologies RFID et / ou d'empreinte digitale en recherchant une correspondance dans la base de données créée. Pour renforcer la sécurité, la photo de la personne enregistrée dans la base de données est affichée sur l’écran afin de permettre au surveillant de se rassurer que ce soit bien la personne porteuse de cette carte. Ce processus élimine toute fraude et permet de gagner en temps de traitement des vérifications et d’enregistrements. 60 étudiants ont testé le système et le taux de réussite a été de 100% tout en réduisant le temps moyen d’exécution à 3 et 6 secondes par étudiant au lieu de 25 secondes avec la méthode manuelle.

Author Keywords: Empreinte digitale, RFID, intelligent system, contrôle d’accès, microcontrôleur , système de gestion.


How to Cite this Article


Patrick Nzanzu Vingi and Claude Takenga, “Design and Implementation of an intelligent system for automatic verification of attendance and authorization in an examination room: Case of the University ULPGL,” International Journal of Innovation and Scientific Research, vol. 48, no. 2, pp. 58–69, May 2020.